Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, die mit Mailtastic erstellten Signaturen in Ihrem Email-Programm zu nutzen. Welche die beste Möglichkeit ist, hängt von mehreren Faktoren ab - z.B. Ihr Email-Programm, Ihre technische Umgebung, der gewünschte Grad der Automatisierung, etc.
Im folgenden Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die folgenden Methoden:
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Prinzipiell können Mailtastic-Signaturen in allen Programmen verwendet werden, in denen Signaturen genutzt werden können.
In den häufigsten Fällen sind das Email-Programme wie Outlook, Gmail, etc. aber Email-Signaturen können auch in andern Programmen wie CRMs oder HR-Tools verwendet werden.
Sobald Sie einem Mitarbeiter eine Mailtastic-Signatur zugewiesen haben (Siehe Erste Schritte: Signaturen zu Mitarbeiter zuweisen) muss die Signatur irgendwie in die Email des Mitarbeiters. Das kann auf verschiedene Wege passieren.
Ob manuelle Installation durch den Mitarbeiter selbst, oder automatische Installation durch die IT - Mailtastic bietet für jeden Fall die ideale Lösung:
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Im Regelfall sollten Sie wenn möglich die manuelle Installation von Signaturen verzichten - hier erfahren Sie, wie Sie die Installation automatisieren können.
Dennoch gibt es Fälle, in denen es Sinn machen kann, eine Signatur manuell zu installieren - beispielsweise wenn das Ziel-Programm keine Möglichkeit für eine automatisierte Installation bietet.
Sie möchten die Mailtastic-Signatur in einem Programm nutzen, für das keine automatische Installation möglich ist und wir keine Integration anbieten (Siehe Alle Integrationen auf einen Blick).
Sie möchten eine Mailtastic-Signatur in einem Mail-Programm testen, bevor Sie diese an alle Mitarbeiter ausrollen
Aus der Sicht eines Mitarbeiters. Selbstverständlich kann die IT die entsprechenden Schritte genau so auch für den Mitarbeiter durchführen, sofern nötig.
Mitarbeiteröffnet seine persönliche Integrationsseite.
Die persönliche Integrationsseite ist eine Weboberfläche die der Mailtastic-Admin seinen Mitarbeitern bei Bedarf zur Verfügung stellen kann, um Signatur-Daten selbst zu verwalten, oder bei Bedarf Signaturen selbst zu installieren.
Den Link zur Integrationsseite findet man in der Email-Benachrichtigung, die der Admin für einen Mitarbeiter auslösen kann (Mitarbeiter auswählen > Einladung senden), oder direkt in der Detailansicht des Mitarbeiters (Optionen > Persönliche Integrationsseite des Nutzers öffnen).
Mitarbeiter navigiert zu "Signaturen installieren" (linke Navigation) und wählt dort das Ziel-Programm aus, in welches er die Signatur manuell einfügen möchte.
In der Regel sind das "Andere Mail-Clients und Web-Tools". Wenn Sie keine serverseitige Integration nutzen wollen (Siehe Microsoft 365 - Rerouting) kann es auch nötig sein, die Signatur manuell in etwaig verwendete Email-Apps von mobilen Endgeräten einzufügen.
(Beispiel "Andere Mail-Clients und Web-Tools") Im nächsten Schritt kann der Mitarbeiter auswählen, in welchem Format er die Signatur im Ziel-Programm einfügen möchte: Im HTML-Format oder als fertiges Template (Auswahl ist abhängig davon, welche Art von Signaturen im Ziel-Programm hinterlegt werden können).
Im nächsten Schritt erhält der Mitarbeiter eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation der Signatur. Stehen dem Mitarbeiter mehrere Signaturen zur Verfügung, kann er im Vorfeld die Signatur auswählen, die er installieren möchte.
Tipp: Bei der Gestaltung der persönlichen Integrationsseite des Mitarbeiters haben wir besonders darauf geachtet, dass auch nicht technikaffine Kollegen einfach mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung zurecht kommen. Werfen Sie als Admin dennoch gerne einen Blick auf Ihre eigene Integrationsseite, um sich einen Überblick zu verschaffen.
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Ziel einer automatisierten Installation von Signaturen ist es, dass Signaturen die Sie Ihren Mitarbeitern in Mailtastic zuweisen, sowie alle Änderungen an diesen Signaturen Ihren Mitarbeitern automatisch und ohne eigenes Zutun zur Verfügung stehen.
Daher sollten Sie wo immer möglich eine automatische Installation der Signaturen implementieren.
Je nach persönlichen Anforderungen und technischem Setup kann die eine oder andere der folgenden Methoden mehr oder weniger Sinn für Sie machen:
Emails die von Ihren Mitarbeitern verschickt werden, werden nach dem Versenden mit der entsprechenden Mitarbeitersignatur versehen (Siehe Microsoft 365 - Rerouting).
Vorteile
Funktioniert für alle Programme aus denen Emails versendet werden können
Signatur wird zuverlässig jedes mal und im gewünschten Format in die Email eingefügt
Ihre Mitarbeiter bzw. Endnutzer kommen zu keinem Zeitpunkt mit dem Thema "Email-Signaturen" in Berührung
Nachteile
Wenn Sie ausschließlich die serverseitige Integration nutzen, ist die Email-Signatur beim Erstellen der Emails nicht sichtbar. (Daher empfehlen wir immer eine Combination aus serverseitinger Integartion und client- bzw. anwendungsseitiger Integration)
Sie müssen Microsoft 365 verwenden
So funktioniert's
Sie richten das "Mailtastic Microsoft 365 Rerouting" ein (Siehe Microsoft 365 - Rerouting)
Email die über Ihren Mailserver geschickt werden, werden automatisch mit der Mitarbeiter-Signatur versehen.
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Die Signaturen werden beim Verfassen (Antworten / Weiterleiten) einer Mail im Email-Programm eingefügt. Sofern mehrere Signaturen zugewiesen kann der Mitarbeiter vor dem Absenden einer Email zwischen den Signaturen wechseln.
Die clientseitige Integration via Desktop-App sollten Sie in Betracht ziehen, wenn Ihre Mitarbeiter die Desktopvariante von Outlook Windows oder Mac ohne Microsoft 365 nutzen, oder Apple Mail.
Für die clientseitige Integration muss unser Sync-Agent "EasySync" (Siehe EasySync (Win), EasySync (Mac) auf dem Rechner des Mitarbeiters installiert werden. Keine Angst, dies kann ganz bequem zentral von der IT und ohne Touchpoint mit dem Endnutzer per Group Policy ausgerollt - bzw. direkt bei der Einrichtung des Computers installiert werden.
Vorteile
Kein Microsoft 365 notwendig
Der Mitarbeiter sieht die Email-Signaturen beim Verfassen (Antworten / Weiterleiten) einer Email.
Sofern Sie dem Mitarbeiter mehrere Signaturen zugewiesen haben, kann der Mitarbeiter selbstständig zwischen den Signaturen wählen
Dies kann besonders interessant sein, wenn der Mitarbeiter Signaturen mit verschiedenen Datenprofilen - also z.B. in verschiedenen Sprachen hat, oder wenn Sie dem Mitarbeiter unterschiedliche Signatur-Kampagnene-Banner zugewiesen haben, zwischen denen der Mitarbeiter je nach Empfänger wählen können sollte.
Der Sync-Agent "EasySync" kann jederzeit zentral von der IT - bei Bedarf aber auch vom Mitarbeiter bzw. Endnutzer selbst installiert werden.
Nachteile
Der Sync-Agent "EasySync" funktioniert nur für die Desktopvariante von Outlook Win und Mac und Apple Mail. Sollten Emails noch aus anderen Email-Programmen gesendet werde und kein zusätzliche serverseitige Integration aktiv sein, werden ggf. noch andere Integrationsmethoden benötigt.
So funktioniert's
Machen Sie sich mit den Funktionen unseres Sync-Agents "EasySync" vertraut
Siehe EasySync (Win)
Siehe EasySync (Mac)
Installieren Sie EasySync auf dem Arbeitsplatz eines Mitarbeiters oder lassen Sie den Mitarbeiter das Programm selbst installieren.
Wenn Mitarbeiter selbst installieren soll: Eine entsprechende Schritt-für-Schritt-Anleitung (Persönliche Integrationsseite des Mitarbeiters) ist in der Anleitung zur Installation der Signaturen für Outlook Desktop (Win und Mac) als auch Apple Mail enthalten.
Prüfen Sie: "Persönliche Integrationsseite öffnen" > "Signaturen installieren" (linke Navigation) > "Outlook Windows Desktop" > "Outlook Windows Desktop - via EasySync Client (Empfohlen)"
Sofern die Email-Adresse des Outlook-Kontos (bzw. Apple Mail-Kontos) mit einer Email-Adresse eines Mailtastic-Nutzers übereinstimmt und diesem Nutzer Signaturen zugewiesen sind, stehen diese Signaturen dem Mitarbeiter direkt nach der Installation des Sync-Agents "EasySync" in Outlook (bzw. Apple Mail) zur Verfügung.
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Die Signaturen werden beim Verfassen (Antworten / Weiterleiten) einer Mail in Outlook eingefügt. Sofern mehrere Signaturen zugewiesen kann der Mitarbeiter vor dem Absenden einer Email zwischen den Signaturen wechseln.
Die clientseitige Integration via Outlook Add-In sollten Sie in Betracht ziehen, wenn Ihre Mitarbeiter Outlook in Verbindung mit Microsoft 365 verwenden.
Für die clientseitige Integration via Oultook-Add-In - wer hätte das gedacht - muss das Mailtastic Outlook Add-In (Siehe Mailtastic Outlook Add-In) für den Microsoft 365 Nutzer aktiviert werden. Keine Angst, dies kann ganz bequem zentral von der IT und ohne Touchpoint mit dem Endnutzer vorgenommen werden.
Vorteile
Einmal für den Office 365 Nutzer aktiviert ist das Outlook Add-In sowohl in Outlook Desktop auf Windows aber auch Mac und Outlook on the Web verfügbar.
Keine Installation auf dem Rechner notwendig
Der Mitarbeiter sieht die Email-Signaturen beim Verfassen (Antworten / Weiterleiten) einer Email.
Sofern Sie dem Mitarbeiter mehrere Signaturen zugewiesen haben, kann der Mitarbeiter selbstständig zwischen den Signaturen wählen
Dies kann besonders interessant sein, wenn der Mitarbeiter Signaturen mit verschiedenen Datenprofilen - also z.B. in verschiedenen Sprachen hat, oder wenn Sie dem Mitarbeiter unterschiedliche Signatur-Kampagnene-Banner zugewiesen haben, zwischen denen der Mitarbeiter je nach Empfänger wählen können sollte.
Nachteile
Microsoft 365 notwendig
Über das Add-In können keine Email-Signaturen in Outlook Apps für mobile Endgeräte zur Verfügung gestellt werden. Laut Microsoft wird daran bereits gearbeitet.
So funktioniert's
Machen Sie sich mit den Funktionen unseres Outlook Add-Ins vertraut
Aktivieren Sie das Outlook Add-In für die gewünschten Microsoft 365 Nutzer auf dem Arbeitsplatz eines Mitarbeiters oder lassen Sie den Mitarbeiter das Programm selbst installieren.
Sofern die Email-Adresse des Outlook-Kontos mit einer Email-Adresse eines Mailtastic-Nutzers übereinstimmt und diesem Nutzer Signaturen zugewiesen sind, stehen diese Signaturen dem Mitarbeiter direkt nach der Aktivierung des Add-Ins in Outlook for Desktop und Outlook for the Web zur Verfügung.
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Die Signaturen werden beim Verfassen (Antworten / Weiterleiten) einer Mail in Gmail eingefügt. Sofern mehrere Signaturen zugewiesen kann der Mitarbeiter vor dem Absenden einer Email zwischen den Signaturen wechseln.
Die clientseitige Integration via Chrome Extension sollten Sie in Betracht ziehen, wenn Ihre Mitarbeiter Gmail nutzen.
Für die clientseitige Integration via Chrome Extension muss die Mailtastic Chrome Extension "EasySync4G" (Siehe Mailtastic Chrome Extension) im Chrome-Browser des Mitarbeiters aktiviert werden. Keine Angst, dies kann häufig ganz bequem zentral von der IT und ohne Touchpoint mit dem Endnutzer vorgenommen werden.
Vorteile
Keine Installation auf dem Rechner notwendig
Der Mitarbeiter sieht die Email-Signaturen beim Verfassen (Antworten / Weiterleiten) einer Email.
Sofern Sie dem Mitarbeiter mehrere Signaturen zugewiesen haben, kann der Mitarbeiter selbstständig zwischen den Signaturen wählen
Dies kann besonders interessant sein, wenn der Mitarbeiter Signaturen mit verschiedenen Datenprofilen - also z.B. in verschiedenen Sprachen hat, oder wenn Sie dem Mitarbeiter unterschiedliche Signatur-Kampagnene-Banner zugewiesen haben, zwischen denen der Mitarbeiter je nach Empfänger wählen können sollte.
Nachteile
Die Chrome Extension funktioniert nur für die Chrome Variante von Gmail. Sollten Emails noch aus anderen Email-Programmen gesendet werde und kein zusätzliche serverseitige Integration aktiv sein, werden ggf. noch andere Integrationsmethoden benötigt.
So funktioniert's
Machen Sie sich mit den Funktionen unserer Chrome Extension vertraut
Aktivieren Sie die Chrome Extension im Chrome-Browser des Mitarbeiters oder lassen Sie den Mitarbeiter das Programm selbst installieren.
Wenn Mitarbeiter selbst installieren soll: Eine entsprechende Schritt-für-Schritt-Anleitung (Persönliche Integrationsseite des Mitarbeiters) ist in der Anleitung zur Installation der Signaturen für Gmail enthalten.
Prüfen Sie: "Persönliche Integrationsseite öffnen" > "Signaturen installieren" (linke Navigation) > "Gmail (Browser)" > "Gmail - via Chrome Extension (Empfohlen)"
Die Chrome Extension ist jetzt für den Mitarbeiter verfügbar. Der Mitarbeiter muss sich einmalig mit seinem Google Workspace Konto anmelden.
Sofern die Email-Adresse des Gmail-Kontos mit einer Email-Adresse eines Mailtastic-Nutzers übereinstimmt und diesem Nutzer Signaturen zugewiesen sind, stehen diese Signaturen dem Mitarbeiter jetzt in Gmail zur Verfügung.
Hier können Sie das Verhalten des Add-Ins für Endbenutzer ändern und ihnen die Möglichkeit geben, das Add-In manuell zu deaktivieren oder aus ihrer Liste der verfügbaren Add-Ins zu entfernen. Die Methode "fixed" ist die Standardmethode, die es den Endbenutzern nicht erlaubt, das Add-In zu deaktivieren.
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Peer Wierzbitzki, Product Management
