Sie organisieren Ihre Mitarbeiter über G Suit (ehemals Google Apps for Work)?
Perfekt! Synchonisieren Sie Ihr G Suite-Konto mit Mailtastic, um Ihre G Suite-Nutzer zu Mailtastic zu importieren und die Gmail-E-Mail-Signaturen Ihrer Mitarbeiter zentral von Mailtastic aus zu steuern, zu gestalten und permanent auf dem neusten Stand zu halten.

Integration aktivieren

Die Integration kann in wenigen Schritten eingerichtet werden. 

Wichtig: Der Sync ist einseitig, d.h. Mitarbeiterdaten werden nur aus G Suite zu Mailtastic übertragen, keinesfalls aber andersherum. Das bedeutet, Ihre G Suite-Mitarbeiterdaten werden durch Mailtastic in keinem Fall beeinflusst. So einfach funktioniert's:

Schritt 1 - Integration öffnen

Navigieren Sie in Mailtastic auf den Menüpunkt "Integrationen" (rechte Navigationsleiste) und klicken Sie bei "G Suite - Nutzer-Sync & Gmail" auf "Integrieren".

Schritt 2 - Mailtastic-G Suite-App installieren

Installieren Sie die Mailtastic-G Suite-App für Ihre Domain auf G Suite und klicken Sie auf "Weiter". Sie müssen Admin des Kontos sein. Die Aufforderung zur Ausführung weiterer Schritte, um die Installation abzuschließen, können Sie ignorieren, da sie bereits über ein Kundenkonto verfügen.

Schritt 3 - Verbindung herstellen

Stellen Sie die Verbindung zum G Suite-Konto her, dessen Mitarbeiter Sie in Mailtastic importieren möchten, um deren E-Mail-Signaturen zu verwalten. Sie müssen Admin des Kontos sein.

Klicken Sie auf “Allow”, um Mailtastic die benötigten Rechte einzuräumen und die Synchronisierungseinstellungen vorzunehmen. Mailtastic erhält das Recht, auf die Nutzerdaten zuzugreifen,die für die Signatur benötigt werden und das Recht die Signaturen der entsprechenden Mitarbeiter zu aktualisieren.

Schritt 4 - Mitarbeiter importieren

Legen Sie fest, wie Sie die G Suite-Nutzer, die Sie nach Mailtastic importieren, strukturieren möchten. 

  • Sollen Mitarbeiter, die neu zu Mailtastic importiert werden, unabhängig von ihrem G Suite-Department in die Mailtastic-Standard-Abteilung verschoben werden, oder...
  • sollen Mitarbeiter, die neu zu Mailtastic importiert werden, in Abteilungen verschoben werden, die den Departments der G Suite-Nutzer entsprechen. Sofern eine gleichnamige Abteilung vorhanden ist, wird der Mitarbeiter in diese Abteilung verschoben. Ist keine Abteilung mit dem Namen vorhanden, wird eine entsprechende Abteilung erstellt.

Wählen Sie aus, welche Mitarbeiter Ihres G Suite-Kontos Sie nach Mailtastic importieren möchten. Nach dem Import können Sie den entsprechenden Mitarbeitern Signaturen und Kampagnen zuweisen. Die Gmail-Signaturen der Mitarbeiter werden automatisch aktualisiert. Nutzer die Sie an dieser Stelle nicht auswählen, können Sie später jederzeit nach Mailtastic importieren.

Nach dieser Einrichtung ist der Sync zu G Suite aktiv und die importierten Nutzer können unter "Mitarbeiter" verwaltet werden.


-

Mitarbeiter-Struktur

Auch nach dem ersten Import können Sie die Einstellungen für die Mitarbeiter-Organisation in Mailtastic jederzeit anpassen.

Einstellungen für dem Import neuer Mitarbeiter:

  1. Sollen Mitarbeiter, die neu zu Mailtastic importiert werden, unabhängig von ihrem G Suite-Department in die Mailtastic-Standard-Abteilung verschoben werden oder...
  2. sollen Mitarbeiter, die neu zu Mailtastic importiert werden, in Abteilungen verschoben werden, die den Departments der G Suite-Nutzer entsprechen. Sofern eine gleichnamige Abteilung vorhanden ist, wird der Mitarbeiter in diese Abteilung verschoben. Ist keine Abteilung mit dem Namen vorhanden, wird eine entsprechende Abteilung erstellt.

-

Sync-Einstellungen

Hier können Sie verschiedene Einstellungen für die Synchronisation der Mitarbeiterdaten von G Suite zu Mailtastic treffen.

  • Automatischer Daten-Sync

Die Datenverbindung zwischen Mailtastic und G Suite ist aktiv. Mailtastic hinterlegt neue Signaturen in Gmail. Deaktivieren Sie diese Einstellung, um den Sync zeitweise zu pausieren.

  • 24h-Daten-Aktualisierung

Aktivieren Sie die 24h-Aktualisierung, um regelmäßig (alle 24 Stunden um 03:00 Uhr morgens) den aktuellsten Stand Ihrer G Suite-Nutzerdaten bei Mailtastic zu hinterlegen und die Gmail-Signaturen zu aktualisieren. Daten die nur bei Mailtastic vorhanden sind, werden nicht verändert.

  • Manueller Daten-Sync

Starten Sie den manuellen Sync, um den aktuellsten Stand Ihrer G Suite-Nutzerdaten bei Mailtastic zu hinterlegen und die Gmail-Signaturen zu aktualisieren. Daten die nur bei Mailtastic vorhanden sind, werden nicht verändert.


-

Nutzerverwaltung

In der Nutzerverwaltung sehen Sie alle G Suite-Nutzer und deren aktuellen Status bei Mailtastic.

  • Status 1 - Der G Suite-Nutzer ist als Mailtastic-Nutzer angelegt und der Daten-Sync ist aktiv: Mitarbeiterdaten für diesen Nutzer werden von G SUite zu Mailtastic übertragen und die Gmail-Signaturen werden synchronisiert.
  • Status 2 - Der G Suite-Nutzer ist als Mailtastic-Nutzer angelegt, aber der Daten-Sync ins inaktiv: Mitarbeiterdaten aus G Suite werden nicht geupdatet und die Gmail-Signaturen werden nicht ausgespielt
  • Status 3 - Der G Suite-Nutzer ist nicht als Mailtastic-Nutzer angelegt und kann importiert werden.

Nuzter, die aus Mailtastic gelöscht werden, aber noch im G Suite-Konto vorhanden sind (Status 3) , können jederzeit erneut zu Mailtastic importiert werden.


-

Gmail-Signaturen

Weisen Sie den Abteilungen Ihrer Mailtastic-Mitarbeiter die gewünschten Signaturen und / oder Kampagnen zu. Nach einem Reload des Browsers (F5) werden die Signaturen in Gmail angezeigt.

Sollten die Signaturen nicht angezeigt werden, überprüfen Sie bitte Ihre Syn- und Mitarbeiter-Einstellungen innerhalb der G Suite-Integration oder nehmen Sie ggf. einen manuellen Daten-Sync vor (in diesem Fall werden auch die Mitarbeiterdaten synchronisiert).

-

FAQs

Q: Wie kommen die Signaturen in die E-Mails meiner Mitarbeiter?
A: Nach der Synchronisierung stehen Ihnen Ihre G Suite-Mitarbeiter bei Mailtastic zur Verfügung und Sie können entscheiden welche E-Mail-Signatur bei welchem Mitarbeiter bzw. welcher Abteilung angezeigt wird. Durch die Synchronisierung werden die E-Mail-Signaturen automatisch an die E-Mails der Mitarbeiter angehägt, die Gmail nutzen. Nutzen Ihre Mitarbeiter andere Mail-Programme, verwenden Sie bitte eine passende Integration.

Q: Was wird synchronisiert?
A: Das passiert durch die Synchronisierung mit Ihrem G Suite-Konto: Mitarbeiter, die Sie über Ihr G Suite-Konto verwalten, werden – samt der benötigten Daten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummern, Position) – zu Mailtastic hinzugefügt und die Mailtastic-Siganturen werden im Gmail dieser Mitarbeiter hinterlegt.

Q: Wann wird synchronisiert?
A: Beim manuellen Sync oder alle 24 Stunden um 03:00 Uhr nachts.

Q: Einige Mitarbeiter, die in G Suite verwaltet werden, wurden vor der Inbetriebnahme der G Suite-Integration schon manuell in Mailtastic angelegt. Was passiert, wenn ich die G Suite-Integration starte?
A: Sofern die angelegten Mailtastic-Mitarbeiter dieselbe E-Mail-Adresse haben, wie die entsprechenden G Suite-Nutzer, werden die Mitarbeiter nicht doppelt importiert.
Die Daten, die in Mailtastic für den Benutzer hinterlegt werden, werden zunächst nicht überschrieben. Um die Gmail-Synchronisation für diese Nutzer zu aktivieren, müssen Sie den Sync in der G Suite-Nutzerverwaltung aktivieren. Dort, wo im G Suite Mitarbeitdaten vorhanden sind, werden diese übernommen. Wo keine G Suite-Daten vorhanden sind, bleiben die Mailtastic-Mitarbeiterdaten bestehen.

Q: Welche Einstellungen kann ich während der Synchronisation vornehmen?
A: Sie können bestimmen, welche Mitarbeiter, die Sie mit G Suite verwalten, Sie zu Mailtastic hinzufügen möchten, um deren Signaturen zu verwalten.
Sie können entscheiden, wie Sie die Mitarbeiter in Mailtastic organisieren möchten. Sie können die Department Struktur von G Suite übernehmen: D.h. die Mitarbeiter werden Abteilungen, die Ihren Departments entsprechen, zugeordnet, oder Sie können die Mitarbeiter unabhängig von der G Suite-Sturktur organisieren: D.h. die Mitarbeiter werden automatisch in die Mailtastic “Standard-Abteilung” verschoben.

Q: Welche Auswirkung hat die Synchronisierung auf mein G Suite-Konto?
A: Außer der Gmail-Signatur, die Sie Ihrem Mitarbeiter zuweisen, werden keine Daten innerhalb Ihres G Suite-Kontos geändert.

Q: Kann die Synchronisierung jederzeit gelöscht werden?
A: Ja. Die Synchronisierung kann für einzelne, oder alle Nutzer jederzeit sowohl pausiert, als auch endgültig aufgehoben werden.

Q: Muss ich Admin für das G Suite-Konto sein?
A: Ja.

Q: Welche Kosten fallen für diesen Service an?
A: Für den Service fallen keine gesonderten Kosten an. Ihr Tarif richtet sich nach der Anzahl der Mitarbeiter, die Sie als Nutzer zu Mailtastic hinzufügen.

Q: Sehe ich die automatische Signatur schon beim Schreiben und kann ich die anpassen?
A: Ja, Ihre Signatur können Sie beim Schreiben jeder E-Mail jederzeit sehen und anpassen.

-

Sie haben noch Fragen?

Kein Problem - gerne helfen wir Ihnen persönlich weiter!
Nutzen Sie einfach unseren kostenlosen Live-Chat (unten rechts).

Peer Wierzbitzki, Product Management

War diese Antwort hilfreich für dich?