Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten Mitarbeiter zu Mailtastic hinzuzufügen. Welche die beste Möglichkeit ist, hängt von mehreren Faktoren ab - z.B. Ihre technische Umgebung, der gewünschte Grad der Automatisierung, die Verfügbarkeit der Mitarbeiterdaten etc.
Im folgenden Text geben wir Ihnen einen Überblick über die folgenden Methoden:
(Text anklicken, um zu Abschnitt zu springen)
Einführung - Wieso werden Mitarbeiter zu Mailtastic "hinzufügt"?
Mitarbeiter automatisch hinzufügen (z.B. M365, Google Workspace)
Andere Methoden
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Im Gegensatz zu vielen Mitbewerbern ist die Mailtastic-Weboberfläche so aufgebaut, dass der Admin alle Mitarbeiter, denen eine oder mehrere Signaturen zur Verfügung gestellt werden sollen auch tatsächlich sehen und verwalten kann.
Für jeden Mailtastic-Nutzer können beliebig viele Datenprofile angelegt werden. Datenprofile enthalten die Daten, die für die Signatur benötigt werden und können entweder automatisch aus einem Mitarbeiterverzeichnis - z.B. einem AD befüllt - oder eben individuell angepasst werden.
Die Informationen die in den Mitarbeiter-Signaturen angezeigt werden, sind nicht auf die Felder z.B. Ihres ADs begrenzt. So können Sie Ihre Mitarbeiter z.B. mit verschiedenen Signaturen in unterschiedlichen Sprachen, Marken oder Standorten ausstatten.
Ein unvollständiges Mitarbeiterverzeichnis ist kein Problem: Einzelne Mitarbeiterdaten können vom Admin oder dem Mitarbeiter jederzeit ergänzt werden.
Mitarbeiter sind in der App tatsächlich sichtbar: Die Zuweisung von Signaturen oder Kampagnenbannern ist auch ohne komplizierte Regeln jederzeit einfach und unkompliziert möglich
Wenn gewünscht können andere Abteilungen wie Marketing oder HR signaturspezfische Anpassungen selbst übernehmen, ohne dass Änderungen jedes mal von der IT durchgeführt werden müssen.
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Grundsätzlich können Sie Mitarbeiter aus so gut wie jeder Quelle zu Mailtastic importieren. Das können z.B. Clound-Lösungen wie Microsoft 365 oder Google Workspace sein, die via nativer Integration angebunden werden können. Aber auch aus individuellen Sofwarelösungen können via Mailtastic API Mitarbeiter importiert werden.
Ihre Mitarbeiter sollen möglichst automatisch mit Signaturen ausgestattet werden
Sie verwalten Ihre Mitarbeiter an einer zentralen Stelle wie Microsoft 365 oder Google Workspace
Die Mitarbeiterdaten die in der Signatur angezeigt werden sollen, sind im entsprechenden Verzeichnis hinreichend einigermaßen gepflegt (Tipp: Keine Sorge, wenn Sie nicht alle Informationen zu einem Mitarbeiter haben. Signatur-Info-Felder, die Sie im Signatur-Template nicht blockieren, können vom Mitarbeiter in seinem Enduser-Cockpit später selbst ausgefüllt werden.)
Sie haben viele Mitarbeiter
Mitarbeiter können inklusive ihrer Daten automatisch als Mailtastic-Nutzer angelegt werden und somit automatisch Ihre Signaturen erhalten.
Änderungen im Mitarbeiterverzeichnis werden automatisch in Mailtastic und damit in den Signaturen der Mitarbeiter geupdatet
Mitarbeiterdaten müssen nur an einem Ort gepflegt werden
Zuweisung von Signaturen kann detailliert auf der Grundlage von Mitarbeiterdaten oder Kombinationen von Mitarbeiterinformationen erfolgen
Mitarbeiter Import aus Microsoft 365
Stellen Sie eine Verbindung zwischen Mailtastic und M365 her
Definieren Sie welche Mitarbeiter wann und wie zu Mailtastic hinzugefügt werden sollen
Weitere Infos finden Sie her: Microsoft 365 - Mitarbeiter importieren
Mitarbeiter Import aus Google Workspace
Stellen Sie eine Verbindung zwischen Mailtastic und Google Workspace her
Definieren Sie welche Mitarbeiter wann und wie zu Mailtastic hinzugefügt werden sollen
Weitere Infos finden Sie hier: Google Workspace
Mitarbeiter Import via API
Alle Infos finden Sie hier: Mailtastic API
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Sie legen einen Mitarbeiter manuell als Mailtastic-Nutzer in unserer App an oder erstellen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig per Excel oder CSV.
Sie möchten Mailtastic mit einigen ersten Nutzern testen
Sie haben eine überschaubare Anzahl an Mitarbeitern
Sie möchten den Import von Mitarbeiter nicht automatisieren
Sie verwalten Ihre Mitarbeiterdaten nicht in einem zentralen Verzeichnis wie z.B. Microsoft 365 oder Google Workspace
Mitarbeiter können schnell angelegt werden
Keine Anbindung zu Mitarbeiterverzeichnis notwendig
Einzelnen Mitarbeiter manuell hinzufügen:
Öffnen Sie den Menüpunkt "Unternehmen" > "Mitarbeiter"
Klicken Sie auf "Mitarbeiter hinzufügen" > "Neuen erstellen"
Tragen Sie die Daten des Mitarbeiters ein, die später in seiner Signatur sichtbar sein sollen.
Tipp: Keine Sorge, wenn Sie nicht alle Informationen zu einem Mitarbeiter haben. Signatur-Info-Felder, die Sie im Signatur-Template nicht blockieren, können vom Mitarbeiter in seinem Enduser-Cockpit später selbst ausgefüllt werden.
Mehrere Mitarbeiter manuell hinzufügen:
Öffnen Sie den Menüpunkt "Unternehmen" > "Mitarbeiter"
Klicken Sie auf "Mitarbeiter hinzufügen" > "Über Datei importieren"
Folgen Sie der Anleitung zum Import der Mitarbeiter
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Neben der manuellen und der automatischen Integration, bieten wir noch eine "halbautomatische" Hybrid-Methode an. Hierbei handelt es sich um den automatischen Import von Mitarbeitern auf der Grundlage einer manuell erstellten CSV-Datei mittels SFTP-Server.
Sie können Ihre Mitarbeiterdaten als CSV bereitstellen. (z.B. durch Export aus einem HR-Tool oder einer anderen Software)
Sie möchten dass die Mitarbeiterdaten der CSV automatisch mit Mailtastic synchronisiert werden
Sie können die CSV auf einem SFTP-Server bereitstellen
Mailtastic Nutzer können automatisch auf der Grundlage einer CSV hinzugefügt und geupdatet werden.
Erstellen bzw. exportieren Sie eine CSV mit Ihren Mitarbeiterdaten
Stellen Sie diese auf einem SFTP-Server bereit
Nutzen Sie unsere SFTP-Integration, um neue Mitarbeiter auf Grundlage der CSV automatisch in Mailtastic anzulegen
Detaillierte Infos finden Sie hier: SFTP-Integration - Vollständiger Artikel
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Sie haben noch Fragen?
Kein Problem - gerne helfen wir Ihnen persönlich weiter!
Nutzen Sie einfach unseren kostenlosen Live-Chat (unten rechts).
Peer Wierzbitzki, Product Management
